L'IRD est un organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en œuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.

L’Institut d’Ecologie et des Sciences de l’Environnement de Paris est une unité mixte de recherche (UMR) qui regroupe plus de 200 personnes dont 141 permanents. Il est composé de 13 équipes de recherche réparties dans les 5 départements scientifiques et d’un pôle administratif (composé de 12 personnes). Cette unité est multi-sites (4 sites en métropole) et multi-tutelles (Sorbonne Université, CNRS, INRAE, IRD, UPEC et Université Paris Cité). Le poste est affecté au pôle administratif et financier composé de 8 personnes, sur le campus parisien Pierre et Marie Curie de Sorbonne Université.

Mission

Au sein du pôle administratif et financier de l’Institut d’Ecologie et des Sciences de l’Environnement de Paris et sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, assurer la gestion administrative des personnels de l’UMR y compris des stagiaires tous sites confondus (4), de la gestion financière et plus particulièrement la gestion des missions sur budget IRD effectuées par les agents.

Activités :          

Gestion administrative des personnels de l’Unité en concertation avec les autres assistant.es présent.es sur les différents sites

-        Constituer les différents dossiers, en assurer le suivi et l’archivage

-        Vérifier la mise en pratique et le suivi des procédures d’accueil pour le site Pierre et Marie Curie

-        Organiser et alimenter les bases de données, renseigner les tableaux de bord internes, vérifier la fiabilité des données saisies

-        Initier les conventions d’accueil en concertation avec les équipes de recherche et les services institutionnels

-        Informer, orienter et accompagner les nouveaux entrants dans les procédures administratives et logistiques (clés, création d’adresses électroniques) pour le site Jussieu

-        Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

Gestion budgétaire et gestion des missions en lien avec les fournisseurs, les usagers, la délégation

-        En interface avec le pôle Missions et Voyages IRD, engager et suivre les missions des agents en France et à l’étranger

-        Créer les profils extérieurs dans l’infocentre missions

Compétences  :

-        Connaître l’organisation et le fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-        Connaître la réglementation applicable à l’accueil des personnels des Unités mixtes de recherche

-        Connaître les techniques de gestion administrative

-        Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes

-        Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

-        Connaître la réglementation et les procédures liées aux achats et missions dans la fonction publique

Savoir-faire :

-        Rechercher l’information, la vérifier, la traiter et la classer

-        Capacités rédactionnelles (rédiger des écrits professionnels)

-        Savoir rendre compte

-        Savoir travailler en équipe

-        Avoir la capacité à gérer de nombreuses données

-        Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

-        Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

Aptitudes :            

-        Autonomie, rigueur, méthode, fiabilité

-        Sens de l’organisation

-        Discrétion et confidentialité

-        Sens du contact et des relations humaines

-        Polyvalence et capacité d’adaptation