Institut français de recherche scientifique internationale, l’IRD contribue à renforcer la résilience des sociétés face aux bouleversements globaux. Il est présent dans plus de 50 pays d’Afrique, d’Amérique latine, d’Asie et du Pacifique, ainsi qu’en France hexagonale et dans les Outre-mer.

Ses activités de recherche répondent de manière concrète à des besoins prioritaires : atténuation et adaptation aux changements climatiques, lutte contre la pauvreté et les inégalités, préservation de la biodiversité, accès aux soins, prise en compte des dynamiques sociales. Les questions de recherche sont élaborées avec les acteurs de terrain et les populations locales. Les équipes croisent les regards, les disciplines et les connaissances à travers des partenariats de long terme pour construire des solutions robustes et à fort impact.

L’IRD défend une recherche qui bénéficie au plus grand nombre. Il partage les résultats de ses projets et met la science au service de l’action. Il accompagne ainsi la transformation des sociétés vers des modèles sociaux, économiques et écologiques plus justes et durables.

La représentation de l’IRD en Polynésie française est localisée sur le campus de l’Université de Polynésie française (UPF), à Punaauia, sur l’île de Tahiti. Elle partage actuellement les locaux de l’Unité Mixte de Recherche « Santé et services des écosystèmes polynésiens » (UMR SECOPOL) à laquelle sont rattachés la majorité des agents IRD affectés sur le territoire.

Vous travaillerez au sein de la représentation IRD de Polynésie française, en lien avec l’ensemble des agents IRD présents sur le territoire (actuellement au nombre de 14), ainsi qu’avec les personnels de l’IRD en mission temporaire.

Vous contribuerez au bon fonctionnement général de la représentation en assurant sa gestion administrative et financière.

Sous la responsabilité de la représentante, Mélanie Roué, vos activités seront les suivantes :

·      Réaliser les opérations administratives inhérentes au fonctionnement de la représentation (gestion des conventions et des délégations de signature, prise en charge des aspects administratifs récurrents associés aux agents IRD affectés/stagiaires/VSC, gestion administrative du parc véhicule et des locaux, suivi des congés et de l’évolution de carrières des personnels locaux, etc.).

·      Prendre en charge l’ensemble de la gestion financière de la représentation (commandes, salaires et charges salariales et patronales des personnels locaux, contributions loyers, engagements comptables mandatement, etc.).

·      Gérer les missions et voyages (assister les agents IRD et les missionnaires extérieurs pour la création de leurs demandes de déplacements et la déclaration de leurs états de frais, contrôler et valider les demandes de déplacements et les états de frais, etc.).

·      Interagir avec le Haut-Commissariat de la Polynésie française (tableaux de bord, dépenses des personnels de l’État, effectifs, marchés publics, etc.) et avec le siège de l’IRD (mise à jour des documents administratifs et financiers et des tableaux de bord dans les espaces collaboratifs, inventaire du matériel, etc.).

·      Assurer le secrétariat de la représentation (réception téléphonique, courrier, boîte mail générique de la représentation, archivage des dossiers).

L’essentiel des activités sera effectué dans les locaux de la représentation IRD. Ponctuellement des réunions en visioconférence avec le siège de l’IRD pourront nécessiter une disponibilité sur des horaires inhabituels (tôt le matin ou début de soirée).

Bac+2 en secrétariat, gestion administrative et financière.

Vous avez développé les compétences suivantes :

·         Bases en gestion budgétaire et comptable

·         Maîtrise des outils de bureautique, connaître un système ERP, de préférence SAP

·         Savoir structurer, rédiger et mettre en forme un document

·         Maîtrise des outils IRD : Sifac, Notilus, Alfresco, etc.

·         Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics à caractère scientifique et technologique

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

·         Rigueur, méthode et polyvalence

·         Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

·         Aptitudes à communiquer à l’écrit comme à l’oral

·         Discrétion et confidentialité

·         Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes